Entrevistas con Bibliotecas Jurídicas en Puerto Rico: Recomendaciones para el Futuro

Reportes sobre el COVID-19 en América Latina y el Caribe: No. 34 (In English)

El distanciamiento social como medida de prevención del COVID-19 ha presentado grandes retos en todos los niveles de la sociedad, la cultura y el ambiente laboral. Para algunos ha sido una experiencia tormentosa, pero para otros ha representado grandes oportunidades. Algunos bibliotecarios jurídicos no se acostumbran a la ausencia del público y mucho menos sustituirían el servicio presencial. La llegada de la pandemia ha introducido cambios tecnológicos acelerados que no han sido fáciles de integrar. Sin embargo, reconocen de la crisis la oportunidad de ampliar los servicios tanto en formato como en accesibilidad. En estos momentos ha sido necesario aumentar el servicio a comunidades que antes no eran atendidas y en algunos casos hasta público internacional. Se experimentó un aumento considerable en el uso de los recursos electrónicos de las bibliotecas, así como una mayor capacitación por parte de los estudiantes en el manejo de las bases de datos y demás recursos en línea. Por otra parte, los bibliotecarios han podido adiestrarse y desarrollar nuevas destrezas para el manejo de herramientas de comunicación que no habrían utilizado en circunstancias normales. Este tipo de capacitación claramente representa una oportunidad para llegar a otro público y expandir los servicios.

En este reporte se estará destacando la labor de las bibliotecas jurídicas de Puerto Rico de entidades académicas y gubernamentales, que a pesar de que algunas de ellas no han abierto las puertas al público en general, se encuentran ofreciendo servicios virtuales. En términos generales, por ningún concepto se puede negar las dificultades de esta pandemia, pero a la misma vez, es necesario reconocer las oportunidades que permitirán adelantar proyectos futuros y de gran beneficio para las bibliotecas y el servicio que se ofrece a los usuarios. 

Biblioteca de Derecho de la Universidad de Puerto Rico 

La Biblioteca de Derecho de la Universidad de Puerto Rico es una entidad académica, especializada, que sirve principalmente a la comunidad de estudiantes y profesores de la Escuela de Derecho, del Recinto de Río Piedras y a la comunidad externa. A partir de la llegada de COVID-19, la biblioteca cerró las puertas al público de forma presencial, pero nunca suspendió el servicio de información. 

Como parte de los servicios virtuales, la Biblioteca de Derecho ha atendido las consultas de información a través del correo electrónico, servicios de referencia virtual por chat, formulario electrónico, video conferencia por Zoom, Google Meet, Messenger y otras redes sociales. Para el área de servicio de referencia virtual “Pregúntale a Tu Bibliotecario” utiliza OS Tickets con modalidad de formulario electrónico, LibAnswers con modalidad de chat y recientemente videoconferencia por Zoom. También se ofreció servicio de préstamo interbibliotecario y envío de copias. 

Durante el mes de agosto de 2020, la Biblioteca de Derecho comenzó a ofrecer servicios presenciales limitados que incluyen préstamos de libros, “bookpulling” de revistas y digitalización de recursos impresos aplicando las regulaciones de derecho de autor. Se implementó un sistema de citas utilizando la plataforma de LibCal que permite tener control de la entrada de estudiantes para entrega y recogido de recursos.  El personal bibliotecario también debe aplicar las medidas de seguridad al entregar y recibir los recursos.  El uso de mascarillas, hand sanitizer y lavado de manos, es obligatorio para el personal y los usuarios.  

Otros de los servicios ofrecidos por los bibliotecarios durante la pandemia estuvieron dirigidos a los adiestramientos sobre el manejo de herramientas pedagógicas, tecnológicas y de comunicación a la Facultad de Derecho, estudiantes y comunidad en general. También se mantuvo el servicio de administración de cuentas de bases de datos con acceso individual de las compañías de Lexis, Westlaw y Microjuris, se ofrecieron accesos y se resolvieron problemas a miembros de la facultad y a estudiantes de Derecho. Las herramientas utilizadas para organizar, reunir al personal y transmitir eventos fueron Google Forms, Microsoft Teams, Zoom y Streamyard. Algunos adiestramientos se han grabado y colocado el canal de Youtube de la Biblioteca para que estén disponibles 24/7. 

Biblioteca Fremiot Torres Oliver de la Pontificia Universidad Católica de Puerto Rico 

La Biblioteca de Derecho, Fremiot Torres Oliver, pertenece a una institución académica privada y sirve primordialmente a la población institucional de la Pontificia Universidad Católica de Puerto Rico y al público en general.  A partir de la pandemia, permaneció cerrada hasta el mes de junio de 2020 cuando parte del personal regresó a las facilidades para ofrecer servicios virtuales únicamente. Ocasionalmente se atienden profesores en las facilidades de la biblioteca, pero hasta el momento no es una práctica habitual. 

Las peticiones de servicio se reciben por correo electrónico y se sirven de la misma forma. En su mayoría se hacen envíos de copias, se tramitan préstamos interbibliotecarios internos entre las bibliotecas de la Universidad Católica alrededor de la isla y se exhorta a los usuarios a utilizar las bases de datos disponibles desde su Biblioteca Virtual. Los usuarios también tiene la opción de utilizar un sinnúmero de recursos de acceso abierto disponibles en la misma página electrónica.

Centro de Acceso a la Información Domingo Toledo Álamo de la Facultad de Derecho, Universidad Interamericana de Puerto Rico 

El Centro de Acceso a la Información (CAI) de la Facultad de Derecho de la Universidad Interamericana de Puerto Rico sirve a la comunidad universitaria de su organización. Desde inicios de la pandemia han ofrecido servicios virtuales utilizando el correo electrónico, las salas virtuales y el teléfono. Parte de los servicios por correo electrónico incluye el envío de copias. También ofrecen tutoriales sobre el uso de las bases de datos a través de la plataforma de Genially.

A partir del mes de junio de 2020 se están ofreciendo servicios de préstamos de libros impresos por auto servicio. Los usuarios deben solicitar el recurso por correo electrónico y el mismo se le entrega en el estacionamiento de la universidad. Una vez se devuelven los recursos, se someten a una cuarentena de 14 días. Recientemente se ha aprobado un protocolo para comenzar a permitir la entrada de una cantidad limitada de estudiantes matriculados para que puedan estudiar en la biblioteca aplicando las normas de distanciamiento físico. El acceso a la biblioteca requerirá hacer una cita previa. Los asientos de la biblioteca estarán enumerados y distanciados. No se permitirá interactuar. Una vez se utilice algún espacio, se desinfectará y se cambiarán las sillas. Se espera poder implementar el nuevo protocolo en las próximas semanas. 

Las medidas de seguridad requieren el uso de mascarilla, toma de temperatura, desinfección de áreas y uso de alfombras para limpiar los zapatos. 

Biblioteca del Tribunal Supremo de Puerto Rico  

La Biblioteca de Tribunal Supremo de Puerto Rico provee, principalmente, servicios de información a jueces y oficiales jurídicos para la resolución de controversias presentadas ente los tribunales de Puerto Rico. Al inicio de la pandemia, la biblioteca solo ofreció servicios al personal de la Rama Judicial a través de teléfonos privados. Finalizando el mes de marzo de 2020 equiparon al personal con computadoras portátiles para que dieran continuidad al servicio bibliotecario de forma remota ampliado al público en general. En el mes de mayo del mismo año continuó el servicio virtual dos días de la semana e iniciaron los servicios presenciales tres días por semana. 

Los servicios virtuales incluyen atender consultas por teléfono y correo electrónico. Su página electrónica integra las decisiones del tribunal del 1998 al presente. Así mismo utilizan las plataformas de Skype y Microsoft Teams para los adiestramientos y reuniones. Los servicios presenciales ofrecen manejos de copias y digitalización de documentos para los empleados del Tribunal Supremo y para el público en general, préstamos interbibliotecarios con mensajeros y préstamos de libros limitado al personal de los diferentes tribunales. De igual forma proveen espacios limitados al personal del Tribunal para que realicen sus investigaciones. Los servicios presenciales requieren tomar medidas de seguridad preventivas como medición de temperatura, lavado de manos, desinfección de áreas con alcohol y uso de mascarillas.  

Biblioteca del Tribunal de Apelaciones de Puerto Rico  

La Biblioteca del Tribunal de Apelaciones de Puerto Rico, sirve en su mayoría a jueces, oficiales jurídicos y personal del Tribunal de Apelaciones. La llegada del COVID-19, interrumpió sus servicios presenciales, pero no así los virtuales.  En el mes de junio de 2020, reabrieron sus puertas aplicando las medidas de seguridad recomendadas por los organismos gubernamentales. Con su reapertura han continuado ofreciendo servicios virtuales por teléfono y haciendo envíos de copias a través de correo electrónico. Así mismo se ha facilitado el servicio de préstamos interbibliotecarios por mensajero y el préstamo de libros únicamente al personal del Tribunal de Apelaciones.  La página electrónica del Tribunal de Apelaciones integra como parte de sus recursos electrónicos una base de datos con las decisiones publicadas del 2015 en adelante. Hasta el momento, el espacio de trabajo e investigación dentro de la biblioteca no está disponible.

Como parte de los servicios, se ofrecen adiestramientos presenciales a los nuevos jueces u oficiales jurídicos sobre el manejo de las bases de datos tomando las precauciones establecidas para prevenir el contagio del COVID-19. El uso de mascarillas, así como la desinfección de manos y áreas de trabajo son obligatorias. 

Biblioteca del Tribunal de Primera Instancia de Puerto Rico

Las Bibliotecas del Tribunal de Primer Instancia de Puerto Rico proveen servicios de información a jueces, funcionarios de justicia y público en general de las trece regiones judiciales distribuidas en toda la Isla. Con el anuncio de la pandemia y la orden de cierre gubernamental, las bibliotecas del Tribunal de Primera Instancia suspendieron sus servicios presenciales y sólo mantuvieron servicios virtuales. Durante los primeros meses los servicios fueron dirigidos exclusivamente a los empleados de los tribunales. En el mes de mayo de 2020 comenzaron a ofrecer servicios al público en general utilizando el correo electrónico y el teléfono. Parte de los servicios virtuales integran el envío de copias.

Los servicios presenciales incluyen préstamos de libros impresos, aunque por el momento solo se prestan a los jueces. Cualquier otra persona que desee utilizar algún recurso deberá examinarlo en las facilidades de biblioteca. A partir de julio de 2020 se ofrecen espacios limitados de algunos de los centros judiciales por cita previa.  Las medidas de seguridad incluyen el uso de mascarilla, toma de temperatura y desinfección de áreas e instalación acrílicos.

Recomendaciones

A partir del estado de situación, experiencias y prácticas observadas en las bibliotecas jurídicas del Puerto Rico para mantener los servicios activos, ofrecemos a continuación algunas recomendaciones que podrían ser de gran ayuda. 

• Fortalecer el servicio referencia virtual – En tiempos de aislamiento social el Servicio de Referencia Virtual representa unos de los servicios bibliotecarios que han tomado mayor importancia en el proceso de continuar respondiendo a las necesidades de información de los usuarios. Su funcionamiento no solo dependerá del personal asignado para atender las consultas, sino también de los recursos electrónicos disponibles para respaldar las investigaciones (bases de datos, catálogo en línea, recursos educativos, repositorios, recursos de acceso abierto, manuales instruccionales), los canales de comunicación utilizados (chat, correo electrónico, formulario electrónico, programas de videoconferencia) y las pautas que regulen su funcionamiento.  
• Crear repositorios o canales de videos – Una de las mejores formas de viabilizar la disponibilidad de componentes de enseñanza en las bibliotecas es a través de los repositorios institucionales, páginas de Internet y plataformas de video como YouTube y Vimeo. En el caso de las instituciones académicas, es preferible que esos recursos electrónicos estén disponibles en un lugar público y que se puedan encontrar a través de distintos puntos de acceso para poder alcanzar la mayor cantidad de usuarios posibles. 
• Crear distintos canales de comunicación – A partir de la pandemia han proliferado o se han reforzado muchas alternativas de comunicación sincrónica, en su mayoría gratuitas, que ofrecen una oportunidad perfecta para ampliar los canales de comunicación. Algunas de estas son Google Meet, Zoom, Microsoft Team, Skype, Streamyard y Messenger, entre otras. Es el momento de aprovechar las bondades de las tecnologías actuales y aplicarlas en nuestras bibliotecas para reforzar la atención que se le da al usuario.

Los servicios de información sincrónica, los distintos canales de comunicación, los materiales educativos, las páginas dinámicas y las guías explicativas sobre recursos de información son herramientas que hay que continuar desarrollando para que la biblioteca siga viva a través de las redes. Hay que ser creativos como profesionales de la información y aportar recomendaciones y soluciones modernas e innovadoras para mejorar nuestros servicios. Debemos continuar fortaleciendo prácticas y procesos que den continuidad a los servicios independientemente de las crisis que enfrentemos. 

De Samuel Serrano y Jeannette Lebrón